LE MAIL
Trie régulièrement les mails dont tu n’as plus besoin :
30 mails supprimés = 24 heures de consommation d’une ampoule économisée.
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mentionne en objet, un titre attrayant et concis ;
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applique les règles classiques de politesse et soigne ton orthographe ;
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sois clair et précis : ne tourne pas autour du pot à la fin de ton mail. Mentionne la date à laquelle tu attends un retour ou une réponse de la part de tes destinataires. Si ton mail suggère une réponse ou un comportement, mentionne-le !
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n'envahis pas de mails : ne contacte tes interlocuteurs que lorsque tu en as vraiment besoin. S’il s’agit de demander un numéro de téléphone, un coup de fil ou un sms suffisent ;
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respecte la vie privée des personnes que tu contactes : si tu envoies le même message à plusieurs individus, cache leurs adresses mails (dans la case CCI au lieu de CC) ;
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relis ton mail avant de l’envoyer : vérifie que les informations sont complètes, correctes et que les pièces jointes sont bien… jointes ;
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si le contenu de tes mails ne concerne pas les nouveaux destinataires à qui tu délivres une information, nettoie l’historique de la conversation.
QUELQUES CONSEILS
LA NEWSLETTER
DEUX NEWSLETTERs PAR AN
EN SEPTEMBRE : pour présenter les nouveaux animateurs, annoncer les nouvelles activités, le thème de l'année ou remercier les partenaires locaux qui t'ont soutenu.
EN MARS : pour tenir informé de l'année écoulée, demander de l'aide financière ou matérielle à d'éventuels partenaires et zoomer sur un évènement bien particulier mis en place par les Guides.
QUELQUES CONSEILS
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Sois original et adresse-toi personnellement aux destinataires. Ajoute une touche personnelle à ton support de communication : une petite citation, une référence à un film culte.
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Suscite la curiosité de tes lecteurs : propose des titres accrocheurs sans non plus tomber dans le sensationnalisme.
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Parle de chiffres : l’argent récolté à la fête d’Unité, le nombre de nouveaux animés ou le nombre d’heures de préparation des camps, par exemple.
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Ajoute quelques photos mais attention au droit à l’image (voir la Fiche 2 : Les images et les vidéos chez les Guides).
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Utilise une mise en page originale, colorée et contemporaine. Décris brièvement le Mouvement et inclus le logo des Guides.
Des plateformes comme mailChimp créent des newsletters à ta place. Tu n'as plus qu'à choisir le modèle qui te plait, à écrire le contenu et à le diffuser.
L'ESPACE DE STOCKAGE
Lis correctement les conditions d’utilisation quant aux droits d’auteur et au droit à l’image. Certaines plateformes s’accaparent les fichiers que tu y ranges.
QUELQUES CONSEILS
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Utilise un espace de stockage accessible à tous. Le Google Drive, par exemple, est très pratique, mais n’est utilisable que par les adresses Gmail. Par contre, tu peux utiliser Dropbox, Hubic ou encore CX.
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Organise l’outil en faisant des sous-catégories.
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Nomme les documents avec des appellations logiques.
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Mets les documents à jour régulièrement.
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Trie les documents par année, voire même par période.
LES RESEAUX SOCIAUX
est-il conseillé d'être ami avec tes animÉs et
leurs parents sur les réseaux sociaux ?
Pour la savoir, viens consulter
la fiche 3 "Les guides et les réseaux sociaux"
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Crée-toi un profil, par exemple avec ton Totem Guide, lorsque tu veux communiquer avec tes animés.
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Définis clairement les rôles des différentes pages (publiques et privées) qui concernent les Guides et dont tu fais partie. Insiste auprès de tes animés sur le fait que les groupes privés de la Branche ne servent qu’aux informations formelles comme l’agenda annuel, l’organisation des postes à la fête d’Unité ou encore des compléments d’informations sur les prochaines réunions. Propose à tes animés de créer des groupes privés de patrouille ou de la Branche pour les histoires rigolotes. Ainsi, les informations utiles ne seront pas englouties sous leurs conversations personnelles.
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Préviens les parents et les animés que tu voudrais conserver ta vie privée et que tu répondras négativement à toute demande d’amitié.
QUELQUES CONSEILS
LE SITE WEB
Il existe une plateforme en ligne « www.guidesonweb.be »
qui te permettra de réaliser
un site Internet dédié à ton Unité.
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Fais connaitre ton site Internet ! Lors de sa publication officielle, envoie un petit communiqué à tes contacts (dont la Fédération : scribe@guides.be) par mail et publie une annonce sur les réseaux sociaux. Parles-en dans la prochaine newsletter. Ajoute l’adresse web dans la signature des mails de ton adresse et de celle du groupe.
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Construis d’abord sur papier la structure, l’ossature du contenu de ton site avant de passer à l’étape de conception matérielle. Pose-toi des questions concernant le contenu de chaque onglet.
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Avec ton staff, planifie une stratégie de mise à jour et de gestion de contenus. Pour la bonne vie du siteil est important que chacun sache quelle tâche il doit réaliser .
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Créer un site, ça peut être un budget. Certes, il n’est pas énorme mais c’est une variable à prendre en considération. Il faut penser au nom de ton domaine et à l’hébergement du site sur un serveur. En général le premier est valable pour quelques années et le second est annuelle.
NOM DE DOMAINE : valable pour quelques années
HÉBERGEMENT : très souvent, c’est annuel.